文章目录:
- WPS办公神器:批量打印功能在哪里?一文带你彻底搞懂!
- 1. 核心入口:WPS的“打印”功能本身
- 2. 终极方案:使用“文档打印”独立工具
- 3. 进阶技巧:利用“邮件合并”实现数据驱动批量打印
- 4. 常见问题解答(Q&A)
- 5. 总结与建议
WPS办公神器:批量打印功能在哪里?一文带你彻底搞懂!
文章导读
在日常办公中,我们常常需要一次性打印多个Word文档、PDF文件或Excel表格,如果一个一个打开、点击打印,不仅效率低下,还容易出错,WPS Office作为国民级办公软件,其内置的“批量打印”工具能完美解决这一痛点,但很多用户反映找不到这个功能的入口,本文将为您彻底梳理WPS批量打印的多种方法和设置入口,涵盖不同文件类型,并解答常见问题,助您大幅提升办公效率。
目录
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核心入口:WPS的“打印”功能本身
- 1 Word/WPS文字的批量打印(合并打印)
- 2 Excel/WPS表格的批量打印(工作表与整个工作簿)
- 3 PDF的批量打印(作为虚拟打印机)
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终极方案:使用“文档打印”独立工具
- 1 工具在哪里找到?
- 2 如何使用“文档打印”工具?
- 3 该工具的优势与局限性
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进阶技巧:利用“邮件合并”实现数据驱动批量打印
- 1 什么是邮件合并?
- 2 适用场景
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常见问题解答(Q&A)
- Q1: 为什么我的WPS里找不到“文档打印”工具?
- Q2: 批量打印Excel时,如何保证所有表格的格式一致?
- Q3: 批量打印PDF时,顺序错乱怎么办?
- Q4: 批量打印功能是免费的吗?
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总结与建议
核心入口:WPS的“打印”功能本身
很多人误以为“批量打印”是一个独立的、显眼的按钮,WPS将批量打印的能力深度整合在了其“打印”对话框中,对于不同类型的文档,其批量打印的“入口”和设置方式略有不同。
1 Word/WPS文字的批量打印(合并打印)
如果您需要打印的是一个包含多页的单一Word文档,这本身就不需要“批量”功能,直接按 Ctrl + P
打印即可,但如果您需要将多个独立的Word文件一次性打印出来,WPS文字本身没有原生支持,这时就需要用到后面会介绍的“文档打印”工具。
WPS文字提供了一个强大的“合并打印”功能,它主要用于批量生成和打印格式相同、内容不同的文档,例如录取通知书、工资条等。
- 入口位置:顶部菜单栏点击【引用】->【邮件】。
- 操作逻辑:通过导入Excel或数据库作为数据源,将数据字段插入到文档模板的指定位置,最后通过“合并到打印机”来实现批量打印,这属于一种更高级的、数据驱动的批量打印。
2 Excel/WPS表格的批量打印(工作表与整个工作簿)
在Excel/WPS表格中,批量打印的需求最为常见,您可能需要打印一个工作簿里的所有工作表,或者打印多个选定的区域。
- 入口位置:按下
Ctrl + P
或点击【文件】->【打印】。 - 关键设置:
- 打印活动工作表:这是默认选项,只打印当前选中的工作表。
- 打印整个工作簿:这就是批量打印的隐藏入口! 选择此选项,WPS会自动将当前Excel文件中所有的工作表按顺序发送到打印机。
- 打印选定区域:如果您提前在表格中选定了某个区域,可以选择只打印该区域。
- 忽略打印区域:如果工作表设置了特定的“打印区域”,勾选此项可以忽略它,打印整个工作表。
小技巧:您可以在打印预览界面,通过点击右下角的页面导航箭头,快速预览整个工作簿的所有打印页,确保无误后再执行打印。
3 PDF的批量打印(作为虚拟打印机)
WPS PDF组件同样没有直接批量打印多个PDF文件的功能,您可以通过WPS的“输出为PDF”功能,间接实现文档的“虚拟批量打印”。
- 操作逻辑:当您需要将多个Word、Excel、PPT文件“打印”成PDF时,可以依次打开每个文件,然后选择【文件】->【输出为PDF】,虽然这不是物理打印,但它在数字层面上完成了从多个源文件到统一格式(PDF)的“批量输出”过程。
- 入口位置:【文件】菜单 -> 【输出为PDF】。
终极方案:使用“文档打印”独立工具
当您需要打印的文件是多个完全独立的文档,例如5个Word报告、3个Excel表格和2个PDF合同,上面介绍的方法就无能为力了,这时,WPS内置的一个独立工具——“文档打印”(或称“打印工具”)就派上了用场,这是解决跨格式文件批量打印的最核心、最直接的入口。
1 工具在哪里找到?
这个工具的入口相对隐蔽,不在任何一个具体的文档程序(文字、表格、演示)内部。
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方法一(推荐):直接点击电脑桌面或开始菜单中的 WPS Office 图标(注意,不是WPS文字、WPS表格等具体组件),在打开的WPS首页(即“云文档”页面)的左侧导航栏中,找到并点击【工具箱】,在弹出的工具箱窗口中,您就能看到【文档打印】这个工具。
- 路径总结:桌面WPS图标 -> 左侧【工具箱】 -> 【文档打印】
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方法二:在任何一个WPS组件(如WPS文字)中,点击顶部的【文件】菜单,在下拉列表中也能找到【文档打印】的入口。
2 如何使用“文档打印”工具?
- 启动工具:通过上述任一方式打开“文档打印”工具。
- 添加文件:点击界面中的“添加文件”或“添加目录”按钮,将您需要批量打印的所有文件(支持.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .pdf等格式)导入到列表中。
- 调整顺序:在文件列表中,您可以通过拖拽文件来调整它们的打印顺序。
- 打印设置:点击“打印设置”按钮,您可以统一设置打印参数,如纸张方向、颜色、双面打印等,这里还可以设置“打印范围”,例如只打印每个文档的特定页码。
- 开始打印:确认设置无误后,点击“开始打印”按钮,WPS会依次在后台打开这些文档,并将其发送到打印机,您只需等待所有任务完成即可。
3 该工具的优势与局限性
- 优势:
- 跨格式支持:一次性处理Word、Excel、PPT、PDF等多种格式。
- 统一设置:所有文件应用同一套打印设置,保证输出一致性。
- 顺序可控:可以自由调整打印顺序,避免手动整理。
- 局限性:
对于Excel文件,此工具默认打印每个工作表的“活动区域”或预设的“打印区域”,无法直接选择打印整个工作簿(需要在Excel内部先设置好)。
进阶技巧:利用“邮件合并”实现数据驱动批量打印
对于制作大量格式统一的个性化文档,例如信封、标签、证书等,“邮件合并”是最高效的批量打印方案。
- 入口位置:在WPS文字中,点击【引用】->【邮件】。
- 什么是邮件合并:它需要两个东西——一个固定的文档模板(.docx)和一个包含变量信息的数据源(通常是Excel表格或WPS表格),通过将数据源中的字段(如姓名、地址、金额)插入到模板的占位符中,WPS可以自动生成成百上千份独立的文档,并直接批量打印。
- 适用场景:学校打印成绩单、公司打印工资条、电商打印发货单、HR打印员工档案等。
常见问题解答(Q&A)
Q1: 为什么我的WPS里找不到“文档打印”工具?
A1: 请从以下几个方面排查:
- 版本问题:请确保您使用的是最新版本的WPS Office,旧版本或精简版可能不包含此功能,建议访问WPS官网下载并安装完整版。
- 入口错误:请确认您是从桌面WPS Office主程序进入【工具箱】,而不是在打开某个具体文档的情况下寻找,在具体文档程序中,入口在【文件】菜单下。
- 安装组件缺失:在安装WPS时,如果选择了“自定义安装”,请确保勾选了所有组件,特别是工具类组件。
Q2: 批量打印Excel时,如何保证所有表格的格式一致?
A2: 在打印整个工作簿或多个工作表前,请先进行页面设置:
- 按住
Ctrl
或Shift
键,选中所有需要统一格式的工作表标签(此时标题栏会显示“工作组”字样)。 - 然后点击【页面布局】选项卡,统一设置纸张大小、方向、页边距、页眉页脚等。
- 设置完成后,取消工作表组合,再使用“打印整个工作簿”功能。
Q3: 批量打印PDF时,顺序错乱怎么办?
A3: 顺序错乱通常发生在使用“文档打印”工具处理多个PDF时。
- 解决方案:在“文档打印”工具的文件列表中,严格按照您想要的顺序,通过拖拽文件进行排序,在点击“开始打印”前,务必再次检查列表顺序。
Q4: 批量打印功能是免费的吗?
A4: 是的,完全免费。 WPS Office的批量打印功能,包括“文档打印”工具,是其免费版的核心功能之一,无需购买会员即可使用,您可以放心使用此功能来提升工作效率。
总结与建议
WPS Office的批量打印能力强大而灵活,但其入口并非单一固定,通过本文的梳理,我们可以总结出以下最佳实践建议:
- 打印单一格式的多个文件(特别是多个Word或PDF):首选 “文档打印”工具,这是最直接、最通用的入口。
- 打印一个Excel工作簿中的所有表格:在打印设置中选择 “打印整个工作簿”。
- 制作大量内容不同但格式相同的文档:使用 “邮件合并” 功能,这是效率最高的方案。
希望这篇超过1500字的详尽指南,能帮助您彻底弄清WPS批量打印的设置入口,告别繁琐的重复操作,让打印工作变得轻松而高效,下次当您面对成堆的文件时,请记得灵活运用这些隐藏在WPS中的“办公神器”。
标签: WPS批量打印