文章目录：
- 文章标题：掌控审阅流程：详解在WPS中设置修订标记颜色的时机与方法
- 1. 引言：为何修订标记颜色至关重要
- 2. 核心解答：设置修订标记颜色的最佳时机
- 3. 实战操作：如何在WPS中一步步设置修订颜色
- 4. 常见问题解答（Q&A）
- 5. 总结与最佳实践建议
掌控审阅流程：详解在WPS中设置修订标记颜色的时机与方法
目录导读
- 引言：为何修订标记颜色至关重要
- 核心解答：设置修订标记颜色的最佳时机
- 在启动审阅前——未雨绸缪，规范流程
- 在审阅进行中——区分角色，明晰权责
- 在合并多人修订时——化繁为简，梳理来源
- 实战操作：如何在WPS中一步步设置修订颜色
- 进入“审阅”选项卡
- 打开“修订选项”对话框
- 自定义各类修订的颜色
- 常见问题解答（Q&A）
- 总结与最佳实践建议
引言：为何修订标记颜色至关重要
在团队协作、文稿审阅或法律合同修改的场景中，WPS Office的“修订模式”无疑是一项不可或缺的功能，它像一位忠实的记录官，精确捕捉文档的每一处增删改查，当多位审阅者同时参与时，如果所有人的修改都使用同一种颜色（通常是默认的红色），文档很快就会变得一片“血红”，难以区分哪处修改来自哪位负责人。
为不同的审阅者或不同类型的修订设置不同的颜色，就成为了提升协作效率和清晰度的关键，色彩不仅是一种视觉辅助，更是一种管理工具，它能一目了然地标识出修改者的身份、突出显示特定类型的更改（如批注与内容修改），从而让最终决策者能够快速理清思路，做出准确判断。
核心解答：设置修订标记颜色的最佳时机
我们究竟应该在何时去设置这些颜色呢？这个问题的答案直接关系到协作流程的顺畅与否，综合来看，主要有以下三个关键时机：
在启动审阅前——未雨绸缪，规范流程
这是最理想、最专业的时机，当您作为文档的发起者或项目管理者，准备将文档分发给团队成员进行审阅时，提前统一设置好修订颜色规范，能起到事半功倍的效果。
- 操作场景：在分发文档之前，您可以进入修订设置，将修订模式设置为“按作者更改颜色”，这样，WPS会自动为第一位、第二位及后续打开文档并进行修订的审阅者分配不同的颜色。
- 优势：
- 规范性：从一开始就建立了清晰的视觉标准，避免了后续混乱。
- 高效性：审阅者无需任何额外操作，其修改会自动以专属颜色显示。
- 权责清晰：在审阅会议或最终核对时，可以通过颜色直接定位到具体负责人进行沟通。
在审阅进行中——区分角色，明晰权责
如果您在审阅过程中发现颜色混乱,或者有新的重要审阅者加入，此时进行调整是完全可行的。
- 操作场景：文档正在被多人审阅，但您发现两位同事的修改颜色过于接近难以区分，您可以临时更改自己的修订颜色（设置为一个独特的紫色），并通知团队您将使用该颜色进行批注，或者，您可以要求某位审阅者手动将其修订颜色设置为一个指定色。
- 优势：
- 灵活性：能够应对协作过程中出现的突发情况。
- 针对性：可以为重点审阅者或特定类型的修改（如只关注格式修改）设置醒目的颜色，引起特别注意。
在合并多人修订时——化繁为简，梳理来源
当您收到来自多个人的、各自独立修订的文档副本时，手动为每个文档的修订设置不同的颜色，是整合信息前的关键一步。
- 操作场景：您收到了张三、李四、王五分别修订后的三个文档副本，在您开始逐一审阅并决定是否接受他们的修改前，您可以分别打开这三个文档，在每一个文档中，将修订颜色手动设置为“所有标记显示为”，并分别为其选择蓝色、绿色和橙色。
- 优势：
- 可视化整合：即使不使用“比较与合并”功能，您也能通过颜色快速在脑海中整合不同来源的修改意见。
- 降低认知负荷：避免了在多个文档窗口间反复切换的麻烦，将所有信息以颜色编码的形式呈现在一个或少数几个文档中。
实战操作：如何在WPS中一步步设置修订颜色
了解了时机,接下来让我们看看具体的操作步骤，以下操作在WPS最新版本中通用。
进入“审阅”选项卡 打开您的WPS文档，点击顶部菜单栏的 “审阅” 选项卡。
打开“修订选项”对话框 在“审阅”选项卡中，找到并点击 “修订” 组右下角的一个小箭头图标（通常被称为“对话框启动器”），点击后，将弹出“修订选项”对话框，这是进行所有高级修订设置的核心区域。
自定义各类修订的颜色 在“修订选项”对话框中，您会看到多个可以设置颜色的下拉菜单：
- ：代表新添加的文字，您可以选择一种颜色，如“按作者”（默认）、“自动”或某种特定颜色。
- ：代表被删除的文字，同样可以自定义颜色。
- 格式：代表对字体、字号等格式的修改。
- 修订行：在文档左侧或右侧显示修订栏，标记哪些行有修改。
- 批注框：设置侧边批注框的背景颜色。
核心设置： 要实现“按作者显示不同颜色”，请确保“插入内容”和“删除内容”的颜色设置为 “按作者”。 若要为所有修订强制使用一种颜色（无论审阅者是谁），则在下拉菜单中选择一种特定的颜色，如“蓝色”。
设置完毕后,点击 “确定” 保存设置，之后您或他人对文档所做的任何修订，都将按照您设定的颜色规则进行显示。
常见问题解答（Q&A）
Q1: 我设置了“按作者”颜色，但为什么所有人的修订还是显示为同一种颜色？ A: 这种情况通常有两种原因：
- 未正确识别作者：如果所有审阅者都是在同一台电脑、用同一个WPS账号登录进行修订的，WPS会将其识别为同一个“作者”，因此颜色相同，请确保每位审阅者使用自己的账户在独立的设备上操作。
- 缓存问题：偶尔可能是软件显示问题，尝试关闭并重新打开文档，或者重启WPS。
Q2: 我可以永久更改我的默认修订颜色吗？ A: 可以，但WPS目前没有提供一键“设为默认”的按钮，您可以通过创建一个包含您偏好修订设置的文档模板来实现，首先创建一个新文档，设置好您想要的修订颜色、用户名等，然后将此文档另存为WPS模板（.wpt格式），以后新建文档时，都基于此模板创建，即可沿用您的设置。
Q3: 设置的颜色在手机版WPS或其他电脑上会同步显示吗？ A: 会的，前提是文档本身保存了这些设置。 修订标记和其颜色信息是嵌入在文档文件内部的，只要对方使用的WPS版本支持颜色显示，他打开文档时就能看到您设置的颜色，但需要注意的是，如果对方使用的是非常老旧的版本或不支持此功能的办公软件，可能无法正常显示。
Q4: 除了按作者，还有哪些实用的颜色分配策略？ A: 除了“按作者”，您还可以：
- 按修改类型分配：将所有“插入内容”设置为绿色（代表通过），所有“删除内容”设置为红色（代表否决），所有“格式修改”设置为灰色（代表次要）。
- 按优先级分配：将关键人员的修订设置为醒目的红色或橙色，将普通建议设置为蓝色或绿色。
总结与最佳实践建议
在WPS中设置修订标记颜色的时机灵活多变，核心在于服务于清晰的协作沟通。在审阅前设置是上策，在审阅中调整是中策，在合并后整理是下策但有效。
为了最大化利用这一功能,我们建议：
- 建立团队规范：在项目启动时，就明确修订颜色的使用规则，并将其写入团队协作手册。
- 善用用户名：确保每位团队成员在WPS的“选项”中设置了正确且易于识别的用户名，这样在“按作者”显示时，悬浮提示才能准确告知修改者身份。
- 结合批注使用：复杂的修改建议，除了使用修订模式，最好辅以批注进行详细说明，形成“颜色指位置，文字释原因”的互补模式。
熟练掌握并适时运用WPS的修订颜色设置,您将能极大地提升文档协作的效率与专业性，让每一次修改都清晰可溯，让团队沟通畅通无阻。
