WPS 文字如何添加批注

wps WPS课堂 2025-10-13 1

WPS文字如何高效添加与管理批注：从入门到精通的全攻略

文章导读

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在日常的文档协作与审阅过程中,批注功能扮演着至关重要的角色，它使我们能够在不改变原文的基础上，提出疑问、给出建议或进行讨论，极大地提升了团队协作的效率，本文将全方位、深层次地解析WPS文字中批注功能的使用方法，从基础操作到高级技巧，助您彻底掌握这一核心协作工具。

什么是批注？为何它在WPS文字中如此重要？
基础操作：三步为文本添加批注
进阶技巧：批注的管理与深度应用
- 1 回复、解决与删除批注
- 2 审阅窗格：全局掌控所有批注
- 3 修订模式与批注的协同工作
个性化设置：让批注更清晰易读
- 1 修改批注者姓名
- 2 更改批注框颜色
实战问答（Q&A）：关于批注的常见疑问
用好批注，让协作事半功倍

什么是批注？为何它在WPS文字中如此重要？

批注,顾名思义，是附加在文档内容旁边的注释或评论，它不同于直接修改文本的“修订”功能，其核心目的在于 “讨论”而非“改动” ，在WPS文字中，批注通常以彩色括号或底纹的形式标记原文，并在页面侧边或审阅窗格中显示具体的评论内容。

其重要性体现在：

无损审阅：审阅者可以自由地提出想法，而无需担心破坏原作者的写作结构和意图。
精准沟通：针对特定词句进行评论，避免了“关于第三段的那句话”之类的模糊指代，沟通效率极高。
追溯留痕：所有批注都会记录评论者和时间，便于追溯讨论过程，明确责任与思路演变。
团队协作基石：无论是学生小组作业、职场报告审阅，还是律师合同修改，批注都是实现高效异步协作的必备功能。

基础操作：三步为文本添加批注

为文本添加批注是一个极其简单的过程,只需三个步骤。

选中目标内容 在您的WPS文档中，用鼠标拖动选中您希望添加评论的特定文字、段落或甚至一个表格单元格。

找到“批注”功能 选中后，您有多种方式可以插入批注：

菜单栏路径：点击顶部菜单栏的 “审阅” 选项卡，然后在工具栏中找到并点击 “新建批注” 按钮。
右键菜单：在选中的文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择 “插入批注”。
快捷键（推荐）：使用快捷键 Ctrl+Alt+M 可以快速插入批注，这是最高效的方法。

输入评论内容 点击“新建批注”后，WPS文字会在页面右侧（默认）生成一个批注框，并自动关联到您选中的文本（该文本会以彩色底纹显示），您只需在批注框中输入您的意见、疑问或建议即可。

完成输入后,点击批注框以外的任意区域，批注即被成功保存，将鼠标悬停在带有底纹的文本或批注框上，即可查看完整的批注内容。

进阶技巧：批注的管理与深度应用

当文档中积累了大量批注后,如何有效管理就成为关键。

1 回复、解决与删除批注 一个完整的批注流程不仅仅是提出问题，更包括问题的解决。

回复批注：在已有的批注框下方，会有一个“回复”按钮，点击后可以直接在该批注线程内进行回复，形成清晰的对话记录，非常适合多人讨论。
解决批注：当某个批注提出的问题已被处理或讨论已结束时，可以点击批注框右上角的“...”更多按钮，选择 “标记为解决” ，此举不会删除批注，而是将其变为灰色折叠状态，表示此议题已关闭，便于区分待办和已办事项。
删除批注：若想删除某条批注，可以右键点击批注框，选择 “删除批注” ，如果需要一次性删除所有批注，可以点击“审阅”选项卡下的“删除”下拉箭头，选择 “删除文档中的所有批注”。

2 审阅窗格：全局掌控所有批注 对于长篇多批注的文档，在页面侧边来回滚动查看效率低下。“审阅窗格” 是您的神器。在“审阅”选项卡中，点击 “审阅窗格” ，它会在文档左侧或下方以一个独立窗口的形式，列出文档中所有的批注（和修订），您可以在这里快速浏览所有评论，点击任意一条即可直接定位到文档中的对应位置，实现高效跳转和全局管理。

3 修订模式与批注的协同工作 “修订”功能用于直接修改文本（增删改都会记录），而“批注”用于发表评论，在实际审阅中，两者常常协同使用。审阅者可以使用“修订”功能直接修改一个病句，然后使用“批注”功能在旁边说明：“此处在语法上进行了调整，使表达更清晰。” 这样，原作者在接收时既能看到修改结果，也能理解修改意图，协作体验更加友好。

个性化设置：让批注更清晰易读

为了让不同审阅者的批注一目了然,或个人使用时更符合自己的视觉习惯，可以对批注进行个性化设置。

1 修改批注者姓名 在协作中，确保批注显示正确的姓名至关重要。

点击WPS左上角的 “文件” -> “选项”。
在“选项”对话框中，选择 “用户信息” 选项卡。
在“姓名”和“缩写”栏中修改为您希望显示的名称。
点击确定,此后，您新建的所有批注都会显示这个新名称。

2 更改批注框颜色 WPS文字默认会为不同审阅者分配不同颜色的批注，但您也可以统一修改。

进入 “文件” -> “选项” -> “修订”。
在“修订”设置中，您可以分别设置“插入内容”、“删除内容”、“修改格式”以及 “批注” 的颜色。
您可以选择“按作者”（默认，不同人不同颜色）或指定一种固定颜色，这对于个人用户或希望统一公司标识的情况非常有用。

实战问答（Q&A）：关于批注的常见疑问

Q1：我添加了批注，但侧边栏不显示批注框了，怎么办？ A：这通常是因为批注的显示方式被更改了，请前往“审阅”选项卡，找到“批注”功能区，确保“以嵌入方式显示所有批注”这个按钮未被点亮，如果它是亮起的，批注会以内嵌在段落中的形式显示，而不是侧边栏，点击它取消激活，即可恢复侧边栏显示。

Q2：如何只打印文档，不打印批注？ A：在打印前，点击“审阅”选项卡下的“显示标记”下拉菜单，您可以取消勾选“批注”，这样在文档视图和打印预览中，批注都会被隐藏，或者，在“文件”->“打印”的设置中，找到“打印所有页”旁边的下拉菜单，选择“打印标记”是否开启，即可控制打印时是否包含批注。

Q3：能否将带有批注的文档最终版，生成一个纯净的、无批注的文档？ A：当然可以，有两种方法：

接受所有更改并删除所有批注：在“审阅”选项卡下，使用“接受”和“删除”功能，清理所有修订和批注。
另存为最终版本：处理完所有批注和修订后，点击“文件”->“另存为”，在保存时，点击“工具”按钮，选择“保存选项”，勾选“另存为最终版本”，这样生成的文档会隐藏所有批注和修订标记，并将其锁定，防止他人看到审阅过程。

Q4：WPS文字的批注功能与Microsoft Word的兼容性如何？ A：兼容性非常好，WPS Office在设计上高度兼容Microsoft Office格式，当您在WPS中为一个.docx文档添加批注后，在Microsoft Word中打开，批注会完美显示，反之亦然，双方的回复、解决状态等也能正常识别，确保了跨平台协作的流畅性。