WPS文字如何添加批注：从入门到精通的完整指南
** WPS文字批注功能全解析：高效协作与文档审阅的终极指南
目录导读
- 开篇引言：为什么批注功能如此重要？
- 基础操作：如何为文本添加批注？
- 1 使用菜单栏添加
- 2 使用审阅工具栏快捷添加
- 3 使用快捷键（效率首选）
- 进阶技巧：批注的编辑与管理
- 1 如何回复与解决批注？
- 2 如何修改或删除批注？
- 3 如何在不同审阅者间切换？
- 高效协作：批注在团队审阅中的应用
- 1 跟踪所有修订与批注
- 2 批量接受或拒绝更改
- 个性化设置：让你的批注更出彩
- 1 更改批注者姓名
- 2 设置批注框样式
- 常见问题解答（Q&A）
- 用好批注，事半功倍
开篇引言：为什么批注功能如此重要？
在当今快节奏的学习和工作中,文档的协作与审阅已成为常态，无论是学生修改论文、同事间审阅报告，还是领导审批方案，直接在原文上修改往往会破坏文档结构和作者原意。WPS文字的批注功能就显得至关重要。
它就像一张虚拟的“便利贴”，允许审阅者在文档侧边栏留下意见、提出问题或给出建议，而无需改动正文内容，这不仅保持了文档的整洁，更清晰地记录了整个审阅交流的过程，极大地提升了协作效率和沟通质量，本文将带你从零开始，全面掌握WPS文字批注的各项功能。
基础操作：如何为文本添加批注？
为文本添加批注非常简单,主要有以下三种方法，你可以根据习惯选择。
1 使用菜单栏添加 这是最基础的方法，适合初学者。
- 步骤一：在文档中，用鼠标选中你想要添加评论的文本内容（可以是一个字、一个词、一句话或一个段落）。
- 步骤二：点击顶部菜单栏的 “插入” 选项卡。
- 步骤三：在插入工具栏中，找到并点击 “批注” 按钮。
- 完成：文档右侧会弹出一个批注框，你只需在其中输入你的意见或评论即可。
2 使用审阅工具栏快捷添加 对于经常需要审阅文档的用户，使用“审阅”选项卡是更专业的选择。
- 步骤一：同样，先选中目标文本。
- 步骤二：切换到顶部的 “审阅” 选项卡。
- 步骤三：在“审阅”工具栏中，直接点击 “新建批注” 按钮。
- 完成：效果与方法一相同，右侧批注框会立即出现等待输入。
3 使用快捷键（效率首选） 对于追求效率的用户，快捷键是毫无疑问的最佳选择。
- 操作：选中文本后，直接按下键盘上的
Alt + F2组合键。 - 优势：无需鼠标点击，瞬间即可调出批注框，能让你在连续审阅时保持极高的效率。
进阶技巧：批注的编辑与管理
添加批注只是第一步,有效地管理批注才能使协作流程顺畅。
1 如何回复与解决批注？ 批注的核心价值在于“对话”，当别人对你的批注进行回复，或你需要处理他人的批注时：
- 回复：将鼠标移动到任意一个批注框上，你会看到下方出现“回复”输入框，在此输入你的反馈，即可形成一条清晰的对话线索。
- 解决/完成：当一个批注讨论已得出结论或问题已修复后，可以点击该批注右上角的 更多选项，选择 “解决”，被解决的批注会变为灰色状态，表示此议题已关闭，但信息依然保留以供查阅。
2 如何修改或删除批注？
- 修改：直接点击批注框内的文字，即可像在普通文本框中一样进行修改。
- 删除：有多种方式删除不需要的批注：
- 将鼠标悬停在批注上,点击出现的 删除按钮。
- 右键点击批注,选择 “删除批注”。
- 在“审阅”选项卡中，点击“删除”下拉箭头，可以选择 “删除”（删除当前批注）、“删除所有显示的批注” 或 “删除文档中的所有批注”。
3 如何在不同审阅者间切换？ 在团队协作中，文档可能有多人审阅，WPS文字用不同颜色区分不同审阅者的批注。
- 更改姓名：为了清晰标识你的身份，请点击“审阅”选项卡下的 “修订选项” -> “更改用户名”，你可以设置你的姓名和缩写，此后你添加的所有批注都会显示这个名字。
- 显示特定审阅者：在“审阅”选项卡中，找到“显示标记”下拉菜单，你可以选择只显示某一位或某几位审阅者的批注，这在处理多人反馈时非常有用。
高效协作：批注在团队审阅中的应用
当批注与WPS的“修订”功能结合时，将发挥出最大的协作威力。
1 跟踪所有修订与批注 在开始审阅前，务必确保 “修订” 功能已开启（在“审阅”选项卡中，点击“修订”按钮使其高亮），这样，你对文档内容的所有直接修改（增、删、改）都会被详细记录，并以不同颜色和下划线显示，同时你还可以为这些修改添加批注来说明原因。
2 批量接受或拒绝更改 文档作者在收到布满修订和批注的文档后，可以逐一或批量处理。
- 在“审阅”选项卡中，找到“接受”和“拒绝”按钮。
- 点击下拉箭头,你可以选择：
- “接受并移动到下一条”/“拒绝并移动到下一条”：逐一处理。
- “接受所有更改”/“拒绝所有更改”：一次性处理所有修订内容。
- “接受所有显示的更改”：如果之前过滤了审阅者，则可以批量处理特定人的修订。
个性化设置：让你的批注更出彩
WPS文字允许你对批注的显示样式进行一定程度的个性化,使其更符合你的审美或公司规范。
- 1 更改批注者姓名：如前所述，在“修订选项”中修改，这对于明确责任归属至关重要。
- 2 设置批注框样式：你可以通过“修订选项”下的高级设置，调整批注线的颜色、批注框的边距等，虽然不如Word灵活，但足以满足大部分个性化需求。
常见问题解答（Q&A）
Q1: 为什么我添加的批注，显示的是别人的名字？ A: 这是因为当前WPS登录的账户信息或本地设置的用户名是那个“别人的名字”，请按照上文3.3的方法，进入“修订选项” -> “更改用户名”，修改为你的姓名即可。
Q2: 如何打印带批注的文档？ A: 点击 “文件” -> “打印”，在打印设置界面，找到 ” 或类似选项，将其从“文档”更改为 “显示标记的文档”，这样打印出来的页面就会包含右侧的批注区域。
Q3: 批注和修订有什么区别？ A: 这是两个核心但不同的概念。
- 批注：是评论和建议，不改变原文内容，相当于“便利贴”。
- 修订：是对文档内容的直接修改（如删除文字、添加内容），会改变原文，但所有改动都会被记录并高亮显示，供作者确认是“接受”还是“拒绝”。 两者通常配合使用，用“修订”直接改，用“批注”说明为什么这么改。
Q4: 导出的PDF会保留批注吗？ A: 会的，在WPS中点击 “文件” -> “另存为”，选择保存类型为 PDF (.pdf)，在弹出的导出设置窗口中，确保勾选了 “批注” 选项，这样生成的PDF文件就会完美保留所有批注。
Q5: 批注太多，文档看起来很乱怎么办？ A: 你可以临时隐藏批注，在“审阅”选项卡中，找到“显示标记”下拉菜单，取消勾选 “批注”，即可将所有批注隐藏，需要时再重新勾选即可显示，使用“解决”功能将已处理的批注标记起来，也能让界面更清爽。
用好批注，事半功倍
WPS文字的批注功能远不止是一个简单的“评论工具”，它是一个强大的协作引擎，从基础的单向评论，到进阶的多轮对话、问题跟踪、修订整合，它贯穿了现代文档创作与审阅的全流程。
掌握它,意味着你掌握了更清晰、更高效、更专业的文档沟通方式，无论你是学生、职场新人还是资深专家，花一点时间熟悉并善用批注功能，必将为你的学习和工作带来显著的效率提升，就打开一份WPS文档，尝试为它添加你的第一个批注吧！
