文章目录：
- 文章标题：WPS Office 打印全攻略：如何精准查看打印机状态并解决常见问题
- 1. 引言：为何需要关注打印机状态？
- 2. 核心方法：在WPS中直接查看打印机状态
- 3. 系统级检查：利用Windows系统工具诊断
- 4. 进阶排查：当状态异常时怎么办？
- 5. 预防优于治疗：日常打印维护建议
- 6. 问答环节：关于WPS打印的常见疑问解答
WPS Office 打印全攻略：如何精准查看打印机状态并解决常见问题
目录导读
- 引言：为何需要关注打印机状态？
- 核心方法：在WPS中直接查看打印机状态
- 1 通过“打印”对话框查看
- 2 深入“打印机属性”获取详细信息
- 系统级检查：利用Windows系统工具诊断
- 1 访问设备和打印机
- 2 解读打印机队列中的状态信息
- 进阶排查：当状态异常时怎么办？
- 1 常见打印机状态解读与解决方案
- 2 驱动程序：被忽视的关键环节
- 预防优于治疗：日常打印维护建议
- 问答环节：关于WPS打印的常见疑问解答
引言：为何需要关注打印机状态？
在日常办公和学习中，我们经常使用WPS Office处理文档、表格和演示稿，而打印是最终输出成果的关键一步，点击“打印”按钮后，打印机毫无反应、卡纸或缺墨的提示迟迟不来，这种经历无疑令人沮丧。查看打印机状态，就如同给打印流程安装了一个“仪表盘”，它能实时告诉你打印机是忙碌、空闲、脱机还是遇到了错误，掌握这一技能，不仅能快速定位问题，节省大量等待和猜测的时间，更能提升办公效率，让文档输出变得顺畅无阻，本文将围绕WPS Office,为您详细讲解从软件到系统的全套打印机状态查看与故障排查方法。
核心方法：在WPS中直接查看打印机状态
WPS Office作为一款功能强大的办公软件,其打印功能集成了对打印机状态的初步探测功能。
1 通过“打印”对话框查看
这是最直接、最常用的方法。
- 在WPS中打开您需要打印的文档（Word、Excel或PPT均可）。
- 点击左上角的 “文件” 菜单，在下拉列表中选择 “打印”，或者直接使用快捷键 Ctrl + P。
- 此时会弹出打印对话框，请重点关注以下几个区域：
- 打印机名称： 在下拉列表中，确保您选择的打印机是正确的目标设备，如果连接了多台打印机，误选是导致“打印失败”的常见原因。
- 状态栏： 在选定打印机后，其名称下方或旁边通常会有一行简短的文字状态提示，如 “准备就绪”、“空闲”、“打印中” 或 “脱机”，如果这里显示“脱机”或“错误”,说明WPS已经检测到打印机通信异常。
2 深入“打印机属性”获取详细信息
如果初步状态显示异常,您可以进行更深层次的诊断。
- 在打印对话框中，点击 “属性” 或 “首选项” 按钮（按钮名称可能因打印机驱动不同而略有差异）。
- 这会打开您所选打印机的专属属性窗口，您可以：
- 查看墨水量/碳粉量： 对于大多数喷墨和激光打印机，通常在“维护”或“选项卡中可以找到估算的墨水量或碳粉余量。
- 检查端口设置： 在“端口”选项卡中，可以确认打印机连接的端口是否正确（USB001、网络IP地址等）。
- 运行诊断工具： 部分打印机驱动会自带清洁打印头、对齐打印头或诊断问题的工具,可以在这里找到并运行。
通过WPS内置的接口，我们已经能获得初步的状态信息，但如果问题依然无法解决，我们就需要跳出WPS,从操作系统层面进行更全面的检查。
系统级检查：利用Windows系统工具诊断
Windows系统提供了一个集中管理所有打印设备的核心区域,这里的信息更为全面和实时。
1 访问设备和打印机
- 点击Windows系统的 “开始” 菜单，输入 “控制面板” 并打开。
- 在控制面板中，找到并点击 “查看设备和打印机”（在Windows 10/11中，你也可以直接在开始菜单搜索“设备和打印机”）。
2 解读打印机队列中的状态信息
- 在“设备和打印机”窗口中,找到您常用的那台打印机图标。
- 观察图标： 正常的打印机图标是清晰且没有额外标记的，如果图标上有一个灰色的对勾，表示它被设为默认打印机，如果图标半透明或带有红色感叹号、黄色三角警告，则明确表示打印机处于“脱机”或“错误”状态。
- 双击打印机图标，打开“打印队列”窗口，这个窗口是诊断打印问题的核心。
- 文档列表： 所有等待打印的文档都会在这里排队，如果某个文档状态长期显示为“正在打印”却无进展，通常意味着发生了卡纸、数据传输中断等问题。
- 标题栏状态： 窗口的标题栏会直接显示打印机的整体状态，如 “HP LaserJet Ready”（惠普激光打印机准备就绪）或 “Epson Lxxxx - 脱机使用”（爱普生打印机脱机）。
- 菜单栏操作： 在“打印机”菜单中，确保 “暂停打印” 和 “脱机使用打印机” 这两个选项没有被勾选，如果被勾选,取消勾选即可恢复正常。
系统级的打印队列是判断打印机是“真死”还是“假死”的最可靠依据。
进阶排查：当状态异常时怎么办？
当我们通过上述方法确定了打印机状态异常,接下来就是解决问题的关键步骤。
1 常见打印机状态解读与解决方案
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状态：脱机 / 暂停打印
- 原因： 打印机电源未开、USB线或网线未连接、被手动设置为脱机或暂停。
- 解决： 检查电源和连接线；在打印队列的“打印机”菜单中，取消“脱机使用打印机”和“暂停打印”的勾选。
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状态：卡纸
- 原因： 纸张受潮、纸张放置不当、打印机内有异物。
- 解决： 参照打印机说明书，小心地打开机盖，沿纸张正常走纸方向取出卡住的纸张，注意不要用力过猛,以免撕裂纸张残留碎片。
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状态：缺墨/缺纸
- 原因： 墨水或碳粉用尽,纸张用完或未放入纸盒。
- 解决： 更换或加注墨盒/碳粉盒；向纸盒中添加足量且规格合适的纸张。
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状态：错误
- 原因： 这是一个笼统的提示，可能包括硬件故障、驱动冲突、服务未启动等。
- 解决： 尝试重启打印机和电脑；检查Windows打印服务是否开启（运行
services.msc，找到Print Spooler服务，确保其状态为“正在运行”）。
2 驱动程序：被忽视的关键环节
驱动程序是电脑与打印机沟通的“翻译官”，驱动出问题,状态信息也会紊乱。
- 更新驱动： 在“设备管理器”中找到打印机，右键选择“更新驱动程序”。
- 重新安装驱动： 如果更新无效，最彻底的方法是卸载当前驱动并重新安装，建议从打印机品牌的官方网站下载最新的驱动程序进行安装,这能确保兼容性和稳定性。
预防优于治疗：日常打印维护建议
为了避免频繁遭遇打印机状态问题,良好的使用习惯至关重要。
- 定期清洁： 根据使用频率,定期用干软布清洁打印机外壳和内部纸屑。
- 使用正品耗材： 兼容或灌装耗材可能损坏打印机并导致状态误报。
- 保持驱动程序更新： 关注打印机官网的驱动更新,尤其是在升级操作系统后。
- 正确关机： 先关闭打印机电源，再关闭插排,避免突然断电导致打印头堵塞或硬件损坏。
- 网络打印机保持IP稳定： 对于网络打印机，建议在路由器中为其设置静态IP地址,防止IP变更导致连接丢失。
问答环节：关于WPS打印的常见疑问解答
Q1: 为什么在WPS里点击打印后，打印机没反应，但状态显示“准备就绪”？
A： 这通常是“假空闲”状态，请重启打印后台处理器服务（在运行中输入services.msc，重启Print Spooler），检查打印队列中是否有被挂起的文档，将其全部取消后重试，检查是否误将文档打印到了“Microsoft Print to PDF”等虚拟打印机上。
Q2: WPS打印出来的格式和屏幕上看到的不一样，怎么办？ A： 这是典型的排版兼容性问题，建议尝试以下步骤：1) 在WPS的“打印”对话框中，点击“高级”，尝试勾选“作为图像打印”，这能固定所有格式，但可能影响文字清晰度，2) 将文档导出为PDF格式，然后再打印PDF文件,PDF能最大程度保持格式一致。
Q3: 我的打印机在别的软件里能正常打印，唯独在WPS里不行，是什么原因？ A： 这指向了WPS自身的配置或缓存问题，可以尝试：1) 修复WPS程序：通过“开始菜单 -> WPS Office 工具 -> 配置工具 -> 高级 -> 修复”来修复WPS，2) 重置WPS打印设置：有时WPS的打印偏好设置可能损坏,重置为默认值可能解决问题。
Q4: 查看打印机状态时，提示“Windows无法连接到打印机”，如何解决？ A： 这是网络或权限问题，对于网络打印机，请确保：1) 电脑和打印机在同一个局域网内，2) 能Ping通打印机的IP地址，3) 检查Windows防火墙设置，是否阻止了打印服务，对于USB打印机，尝试更换USB接口或数据线,并重新安装驱动。
通过以上从WPS到操作系统、从状态查看至深度排查的全方位指南，相信您已经能够从容应对大多数打印状态异常问题,让您的WPS办公体验更加高效和顺畅。
